Assistant ou Assistante pédagogique

L'université de Tours recrute au sein de l'IUT de Tours, un Assistant ou une Assistante pédagogique.

Mission principale :

• Contribuer à l’organisation pédagogique du département Carrières sociales en veillant à l’application du règlement des études et de scolarité et des textes en vigueur, au respect des procédures dans APOGEE et des calendriers.

Activités :

Accueillir et informer

·        Accueillir, informer et orienter les étudiant.es, les enseignant.es, les intervenant.es professionnel.les et les personnes extérieures

·        Assurer l’interface entre les étudiant.es, l’équipe pédagogique, les intervenant.es extérieur.es et la direction de l’IUT

·        Traiter les communications téléphoniques

Transmettre et faire circuler de manière pertinente l’information interne et externe

·        Gérer le courrier interne et externe, les courriels aux listes d’étudiant.es, faire la modération

·        Réceptionner et distribuer le courrier et les colis

·        Soumettre à l’imprimerie les documents à photocopier et réceptionner les tirages

·        Faire des tickets PAL auprès des services concernés en cas de dysfonctionnement constaté (service informatique, service intérieur, service technique)

Participer à l’organisation du parcours pédagogique de l’étudiant.e

·        Gérer avec la responsable enseignante, le paramétrage, les dossiers de candidature, la saisie des résultats sur PARCOURSUP et éditer les PV d’admission

·        Gérer les plannings pour les journées de sélection PARCOURSUP

·        Constituer les dossiers des étudiants

·        Réaliser les trombinoscopes, créer les groupes et éditer les listes d’émargements

·        Modéliser les maquettes de diplôme et suivre les modifications dans APOGEE (structure des enseignements, modalités de contrôle et de collecte, règles de calcul)

·        Saisir les notes sur APOGEE en vue de la préparation des délibérations de jurys

·        Éditer les procès-verbaux de délibérations et les relevés de notes

·        Enregistrer les motifs d’absences sur un tableau Excel (partagé avec les enseignant.es sur TEAMS)

·        Saisir les emplois du temps, gérer les salles sur ADE CAMPUS et faire les modifications

·        Gérer, sur PSTAGE, les stages des étudiant.es (envoi des conventions – collecte des fiches d’évaluation pour les distribuer à l’enseignant.e tuteur-trice – organiser les séances d’analyse de pratique de stage)

·        Établir les conventions d’intervention pour les vacataires ou pour les projets d’étudiants

·        Organiser des voyages pédagogiques (train, logement, bus, repas)

·        Réceptionner et suivre le dépôt des écrits universitaires rédigés par les étudiants

Assurer les tâches de secrétariat

·        Établir et actualiser la liste des chargés de cours et les conventions d’intervention

·        Saisir les heures prévisionnelles et effectuées des chargés de cours et des enseignant.es dans l’application SAGHE

·        Mettre à jour le tableau des heures des titulaires en fonction de la maquette et des emplois du temps

·        Effectuer les demandes d’achat du département et organiser les déplacements des enseignant.es et des professionnels, en lien avec l’antenne financière de l’IUT et dans le cadre des procédures réglementaires

·        Procéder aux remboursements des frais de déplacements des étudiants dans le cadre de leurs projets tutorés

·        Saisir les ordres de mission sur SIFAC +

·        Mettre à jour le tableau récapitulatif des dépenses du département

·        Veiller à la répartition et/ou à l’actualisation de fiches de procédures pour toutes les missions et activités

·        Gérer les archives

·        Organiser les déplacements pour les professionnels et les enseignants

·        Participer à l’organisation de la JPO

·        Gérer les flux de fournitures de bureau, de denrées alimentaires et de consommables

Poste placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative et sous la responsabilité fonctionnelle des deux co- cheffes du département.

Pics d'activités lors de la rentrée, des jurys, des départs en stage des étudiants, des sélections des étudiants. Multiplicité et variabilité des tâches -saisonnalité des tâches. Maîtrise de multiples outils de gestion (APOGEE, ADE CAMPUS, PARCOURSUP, SAGHE, SIFAC+)